Filing dokumento. Paano upang i-file ang mga dokumento?

Bago siya sumali sa mga babasahin na kinakailangan pinaka-lubos na pamilyar sa ang malaking bilang ng mga kinakailangang mga tagubilin hinggil sa mga usaping ng dokumento at mga talaan management. Ang mga kaugalian - ay masalimuot at naglalaman ng isang malaking bilang ng mga iba't-ibang mga maliit na mga detalye at nuances. Paano Iyong kinulong dokumento sulok? Na naglalaman ng isang listahan na naka-attach? Maaari ba akong tahiin accounting mga dokumento termoperepletnoy machine? Beginner klerikal worker ay may isang bagay upang basagin ang kanyang ulo.

Pushover?

Sa unang tingin, ang mga pamamaraan ng pagpaparehistro ng kaso at paglalagay ito sa archive medyo simple, ngunit ang pagsasanay ay nagpapakita ng kabaligtaran. Sa kaso ng paglabag ng alinman sa mga tuntunin ng mga institusyon ng office ay tumangging tanggapin ang trade-papel, at ikaw ay may upang simulan ang trabaho muli. Kung tulad ng isang sitwasyon ay nangyari sa iyong buhay, basahin ang aming artikulo - kami ay subukan upang uriin ang isyu.

Bakit sutured mga dokumento? Mayroon bang anumang mga regulasyon sa ilalim kung saan ang pamamaraan na ito ay regulated? Oo, at ang mga ito ay marami. Kami ay pakikipag-usap lalo na tungkol sa mga methodological mga rekomendasyon sa pamamahala ng kaso, na kung saan ay naaprubahan noong Disyembre 2009, ang pagkakasunud-sunod ng Archive Estado. Sa pangalawang tira - sa GOST 51,141, na nakatuon sa archive ng negosyo at pamamahala ng opisina at naglalaman ng lahat ng kinakailangang mga kahulugan at mga tuntunin. Sa karagdagan, may mga iba pang mga legal na kaugalian, ayon sa kung saan ang mga cross-naka-link na babasahin.

Magsimula tayo sa pabalat Let

Kung ang teatro ay nagsisimula sa isang sabitan, at pagkatapos ay ang aming mga pamamaraan - hindi lamang sa cover. At ang pagpili ng isang karton "crust" - isa sa mga unang mga gawain sa proseso ng "packaging" ng mga dokumento. Sa unang tingin, hindi ka makakahanap ng isang pagkakaiba sa pagitan ng maraming mga umiiral na varieties. Ngunit naghahanap ng mas malapit, naiintindihan mo na ang pabalat ay standard, non-standard, at ay ginagamit para sa matagal na kataga ng imbakan.

Karamihan sa mga madalas na maaari mong matugunan ang isang standard na takip format 229h324 mm. Ito ay inilapat sa lahat ng kaso kung saan ang sample size stapled sheet. Kung para sa ilang kadahilanan ang dokumento ay may isang medyo tiyak at hitsura parameter, ay nangangailangan ng isang non-standard na pagkakaiba-iba pabalat. Pumunta sa huling ang isip nagsasalaysay na kung saan ang mga dokumento ay naka-imbak mula sa 25 taon o higit pa.

Sa ilalim ng batas, tulad pabalat ay ginawa lamang mula sa solid karton dahil sa makabuluhang nagtatrabaho buhay. Panukala ay dapat madala upang mapanatili ang tamang uri ng dokumento at pagiging angkop para sa paggamit pagkatapos ng isang malubhang panahon ng oras. Mga dokumento na nilayon para sa paghahatid sa Archives Estado, naka-imbak sa isang cover na gawa sa isang materyal tulad ng acid-free karton.

Pag-usapan natin ang bilang ng mga sheet Let

Bago ka mag-file ng tamang mga dokumento thread, lahat ng iyon ay kinakailangan upang maidagdag sa tamang pagkakasunod-sunod. Pagkatapos numbering pamamaraan ginanap sa pamamagitan ng isang maginoo simpleng lapis. Ang pangunahing panuntunan ay - ito ay may bilang na listahan sa halip na mga pahina ng dokumento. Arabic numeral nakakabit sa bawat sheet sa kanang itaas na sulok. Bilang karagdagan, ang aming mga markang pang ay hindi kinakailangang "crawl" sa text. Sa pamamagitan ng kabuuang bilang ng mga sheet ay hindi akma dokumento imbentaryo.

Ano ang subtleties umiiral sa pagnunumero? Kung ang bilang ng maluwag-dahon dokumento isama ang isang sulat o ilang tulad, unang enumerated sa pamamagitan ng isang sobre, pagkatapos ay i - ang bawat naka-embed sa kanyang mga sheet. Kung ang bilang ng mga papasok na mga yunit - higit sa 250, na ginawa upang hatiin ito sa maramihang volume. At bawat isa sa kanila ay may sariling numbering.

Inside archive ng mga dokumento negosyo ay maaaring kasalukuyan, kung saan ay mayroon ng kanilang sariling mga hiwalay na mga numero ng pahina, halimbawa, ang paglalathala ng mga periodicals. Gayunman, ang pagproseso ng kaso sa mga archive, sila inisa-isa sa pamamagitan ng, bukod sa iba pa, nang walang disturbing ang pangkalahatang pagkakasunud-sunod.

Kung ang isang nakapugad listahan ay isang mahusay na format, ito ay nagpasya upang mapalawak at ang digit sa itaas na kanang sulok. Ito ay dapat na ibinigay sa libreng access sa teksto. Kung ang alinman sa mga sheet nailagay fragment ng hindi ikapangyayari ng kanilang paghihiwalay, ang lahat ng pack na ito ay may bilang bilang isa. Sa kasong ito, ito ay sigurado na kino-compile ang isang imbentaryo ng bawat isa sa mga nakadikit piraso, na kung saan ay sa likod o sa libreng espasyo. Isang indikasyon ng nailagay dokumento ng katiyakan ay dapat na sa pamamagitan ng sulat o sa mga tala sa kabuuang imbentaryo ng na nagpapahiwatig ang pangalan. Karamihan sa mga madalas na mga pamumuhunan ay freelance tseke, pahayag o mga larawan.

Mga bug fix at listahan ng mga dokumento

Sa kaso kapag sa kurso ng operasyon pinapayagan ang ilang mga hindi masyadong malubhang error (hal, nilaktawan ng pares ng mga sheet) sa halip na ang buong array muli renumbering ay maaaring gumamit ng sulat na pagtatalaga. Sa kasong ito, ang mga numero sa ibang mga sheet ay hindi nagbago. Elimination ng naturang mga error ay lamang na posible sa kasunduan sa mga kawani archive. Kung ang nakilalang gross error, sa dokumento ay may bilang na muli. Ang lumang numero habang tumatawid out bilang malumanay hangga't maaari at ilagay down na mga bago. Sa kasong ito, ang update na may bilang na muli diumano ng kasiguruhan inscription.

Kung wala ang imbentaryo wala kang pag-archive ay hindi tatanggapin. Ang impormasyon na nakapaloob sa mga ito, para sa pangalan ng dokumento, ang petsa ng pagguhit, anotasyon at direktang isang talahanayan na nagpapakita ng mga serial number ng mga sheet, ang bilang ng mga tala at (kung kinakailangan). Nakumpleto ang lahat ng mga impormasyon tungkol sa bilang ng mga dokumento sa anyo ng mga numero, mga dobleng mga salita, pagkatapos ang lahat countersigned sa pamamagitan ng Clerk na may mga detalye Pangalan

Paano upang maghain ng mga dokumento thread

Dahil ang crosslinking pamamaraan ay dapat matiyak na ang lahat ng kinakailangang mga materyales at mga tool sa iyong mga kamay. Bilang karagdagan sa kanilang sariling negosyo na kailangan ng isang pangbutas karayom, karton para sa pag-file ng mga dokumento at mga espesyal na mga thread. Bilang huling stocking bank Twine, malubhang o proshivnymi thread L-210. Huling mga uri na ginagamit para sa mga pangangailangan ng mga tanggapan ng mas madalas.

Sa simula ng ang dokumento ay inalis mula sa anumang klip ng papel o iba pang mga metal na bagay, at pagkatapos ay ang kaso sheet makinis malinis at maayos stack. Sa kaliwang bahagi sa larangan space ay tatlong-hole karayom o balibol. Ilagay ang mga ito sa gitna ng ang pinakamahusay na libreng puwang na inilaan para sa kaliwa indentation, ibig sabihin, isang distansya ng tungkol sa isa at kalahating sentimetro. Ang obserbasyon na ito ay mahalaga - dahil kung hindi man matapos ang pag-file ng mga dokumento ang mga ito ay mahirap na basahin.

Tips para sa kaginhawahan

Kung butas may makinis na dulo para sa iyo mahalaga, kumuha nang isang sumuntok. Ngunit tandaan na ang masyadong maraming papel ito "masyadong matigas". Tiyakin na ang lahat ng tatlong mga butas ay matatagpuan sa taas pantay at may pagitan apart sa pamamagitan ng isang distansya ng tungkol sa 3 cm. Ang average ng mga ito ay dapat mahulog sa gitna ng pahina.

Upang maiwasan ang pinsala sa ang takip sheet at ang pagbagsak ng negosyo ay madalas na inirerekomenda upang ilagay ang harap at likod flashing palakasin karton strips. Sa pamamagitan ng ito ay maaaring malampasan thread. Normal kanyang laki - 70 cm, ngunit sa bawat kaso ito ay depende sa kapal ng stack ..

Bilang may butas butas 3

Narito ang mga nilalaman ng algorithm ng pag-file ng mga dokumento. Una, ang karayom ay dumaan sa gitna ng apertures, na may sa likod ng dulo ng thread ay nananatiling. Sinunod vdet sa tuktok ng butas nito. Bilang isang resulta, ang parehong mga dulo ng stack ipinapakita sa turnover sewn sheet. Ang karayom ay nakuha sa pamamagitan ng sa ilalim ng mga butas at gumuhit ng string sa harap gilid. At muli alisin ang karayom sa gitna hole. Kaya aming thread ay iguguhit sa pamamagitan ng lahat ng kinakailangang mga butas, na pagkatapos ng parehong mga dulo ay fastened sa likod ng dokumentong isang malakas na magkabuhul-buhol. Napanatiling mga dulo ng isang haba ng tungkol sa 5 cm.

Direkta sa assembly ay nakadikit isang piraso ng papel na may mga salita ng kasiguraduhan. Sa ibaba tinitingnan namin ang teknolohiya ng produksyon nito.

Ang dokumento ay maaaring ma-sewn at may 4 na butas. Kung paano ito gawin? Ang pamamaraan ay hindi kumplikado. Apat na butas ay punched patayo symmetrically sa pag-aayos sa isang pangkaraniwang aksis. Ang pag-iwan ang buntot thread sa rear side ng unang pambungad, pagsasagawa ng stitches firmware pagkatapos ay tinali ng isang nat tulad ng inilarawan sa itaas. Firmware ay dapat na nadoble dalawang beses upang matiyak ang tibay at pagiging maaasahan.

ng katiyakan inscription

Ang susunod na yugto pagkatapos ng pagnunumero at ang firmware - ang supply ng aming negosyo ng kasiguruhan inscription. Ano ito? Ito sticker sukat na 4x6 cm na may tekstong "may langkin sama-sama at may bilang na mga sheet ..." (ang kanilang mga numero ay ipinahiwatig sa pamamagitan ng isang numero, at mga salita). Ang karagdagang mga estado ng posisyon ng empleyado, mangyaring idokumento ang petsa at personal na lagda. Kung nais mong seal certification, dapat din ay mapapansin. Ang inskripsiyon ay nakadikit sa tuktok ng node na nakatali sa amin tip sa mga filament na sa kasong ito ay dapat na manatiling libre. Signature pose sa dulo ng pamamaraan, kapag ang pandikit ay tuyo. Ito ay ginagawa upang maiwasan ito mula sa pagkalat. Pagpi-print (kung mayroon man) idikit ang mga bahagi sa sheet na bahagi sa label mismo.

At lamang pagkatapos ng deal stitched, na may bilang, nagtatak nalagdaan at selyadong, maaari itong ipadala sa mga archive.

Ang pag-inom ng kasiguruhan inscription ay upang maging seryoso at matulungin. Ito ay siya - dokumentado katibayan ng kaligtasan sa sakit kaso. Sa kaso ng paglabag sa kanyang integridad o dokumento ang bias ay hindi maaaring tanggapin control katawan, o marahil ang kanyang hamon sa hukuman.

Ano ang at kung bakit sews

Ito ay ipinag-uutos na ang lahat stapled dokumento, nakahanda na para sa pag-file sa archive o sa alinman sa mga inspeksyon mga katawan na kung saan ang buwis na awtoridad, pension fund at marami tulad. Hindi mo maaaring bawiin ang mga dokumento nakadikit o stapled gamit ang isang stapler. Gaya ng nabanggit na, sa kaso ng paglilitis sa mga di-pagsang-ayon nito hindi lang ninyo tanggapin.

Ang ganitong pamamaraan ay nakabatay pangunahin mga dokumento na pagmamay-ari na mga tauhan at accounting. Yaong na nakakumpleto sa pagpoproseso ng ibang pagkakataon sa taong ay dapat ideposito sa mga archive ng mga organisasyon o enterprise. Ang espesyal na archival institusyon ihatid ang kaso sa nakaraang mga legal na tagal ng pagpapanatili. Ito ay tinutukoy sa pamamagitan ng batas, depende sa uri ng dokumento. Halimbawa, hindi bababa sa 75 taong gulang ay kinakailangan upang panatilihin ang notaryal mga tala, mga libro at mga dokumento ng pang-ekonomiyang mga account ng mga tauhan ng impormasyon.

Ang shelf buhay ng mga guhit disenyo ay mas maliit - lamang ng 20 taong gulang. Photo dokumentasyon na ginawa upang alagaan 5 taon. Ang arkibal institusyon ay dapat ideposito sa kaso ng parehong pampubliko at pribadong enterprise. Ang gawain ng anumang aktor non-state - upang tapusin sa Federal archival serbisyo ng kontrata na ito.

Dapat ito ay remembered na ang tamang firmware dokumento ay may lamang ng isang empleyado, kung sino ang may obligasyon na ito nabaybay out sa paglalarawan trabaho. Sa kaso ng mababang kalidad na tambalan dokumento ay nag-aalok ng ilang mga pagbibigay-parusa, lalo na sa kaso ng mga pagbabago o kakulangan ng mga tiyak na mahahalagang pahina.

Ipaalam sa amin bumalik sa teknolohiya Binder

Ang itaas-inilarawan cross-nagli-link pamamaraan na angkop para sa parehong mga backup at buwis inspeksyon. Ngunit ang pag-file ng mga dokumento accounting, naka-imbak para sa isang mahabang panahon (mahigit sa 10 taon) ay dapat na partikular na malakas - madalas sa 5 butas. Of kasiguruhan inscription ay ginawa sa isang espesyal na tissue paper, upang malinaw na nakikita sticker nakalagay sa ilalim ng unit at walang pag-aalinlangan tungkol sa integridad ng dokumento.

Kung ang mga kondisyon ng opisina sumuntok maginoo punchers stationery, at pagkatapos, kung kinakailangan, upang magbigay ng mga malalaking volume ng mga dokumento papel (halimbawa, sa pag-print) gamitin ang propesyonal na kagamitan sa anyo ng mga Drilling machine o isang may-bisang machine. Ang gayong mga mekanismo ay may malubhang kapangyarihan at maaaring maging alinman sa hand-operated at nilagyan ng de-kuryenteng biyahe.

machine mekanismo

Ang batayan ng mga sistema o machine - ang klasikong paraan ng paggamit ng mga bukal. Ang ganitong bookbinding machine ay nilagyan ng device para sa pagbubutas. Ang isa pang mekanismo ng dokumento sa tuhog tagsibol ng plastic, matapos na tuktok at ibaba ng mga yunit idinagdag karton o plastic pabalat.

Ang bentahe ng mga umiiral na machine ay ang posibilidad ng bonding napakalaking mga dokumento. Ang kapal ng bloke ay maaaring hanggang sa 500 mga pahina. At din - ang kakayahan upang tanggalin o madagdagan ang mga pahina at mga sheet na nakatali dokumento. Ang mga disadvantages ay masyadong malubhang, at ang pagiging kumplikado ay hindi masyadong mataas na lakas.

Kung ang bookbinding machine para sa pag-file ng mga dokumento nilagyan ng metal springs, na kung saan ay nakatakda sa isang tiyak na hakbang at punched butas, ayon sa pagkakabanggit, upang ito, ang papel na bloke ay pagod sa nababaluktot spring bakal, na kung saan ay pagkatapos ay naka-compress at naka-lock. Bentahe ng apparatus na may metal springs - mas presentable final form at pinabuting pagiging maaasahan kumpara sa mga umiiral ng plastic springs. Ngunit sa parehong panahon upang ipasok o alisin ang sheet na walang pinsala imposible.

Bilang karagdagan sa mga spring, may mga aparatong operating sa prinsipyo ng nagbubuklod sa mga plastik na suklay, na kung saan ang mga ngipin curl. Mayroon ding nagbubuklod sa spiral, pamilyar sa amin sa desk kalendaryo, mga notebook at diaries. Pagkatapos pagsuntok butas sa kanila sugat spiral (3-4 lumiliko nang manu-mano, ang iba pang ay awtomatikong).

Pag-usad ay hindi tumigil

Ano ang mainit umiiral? Ito ay isang modernong machine para sa pag-file ng mga dokumento, na kung saan ay maaaring maging mabilis at ang kanilang mga di-nababakas connection. Sa termoperepletnyh machine ay maaaring makumpleto ang isang malaking bilang ng mga materyales, pati na rin ang gumuhit up indibidwal na mga kopya. Variant na ito ay partikular na angkop ipapadala ulat, mga kontrata at pang-promo na materyales.

Paggawa machine ng ganitong uri sa pamamagitan ng paggamit ng mga may-bisang termokoreshkov at termooblozhek pagkakaroon ng iba't ibang mga kulay at sukat. Depende sa bilang ng mga sheet napiling termooblozhka kaso ng isang tiyak na kapal, pagkatapos ang lahat ng sama-sama na inilagay sa mga machine. Ang panloob na bahagi ng pabalat end himulmol layer ng polymeric malagkit. Ang makina ay ibinigay na may isang heating element sa pamamagitan ng kung saan ang polymer ay tinunaw at ang lahat ng mga sheet ay selyadong sa mainit layer.