Ang listahan ng mga dokumento. Forms at tuntunin ng komposisyon nito

Ang terminong "imbentaryo" ay pamilyar hindi lamang sa opisina manggagawa, kundi pati na rin mga espesyalista mula sa iba pang mga industriya at mga organisasyon. Siya ay madalas na natagpuan sa mga papeles ng mga espesyal na layunin, at sa ang kasamang mga dokumento.

Ang organisasyon ay gumagana sa archive

Sa sandaling ang mga dokumento ay matupad ang pangunahing misyon nito, maging sila ay halos walang silbi sa sandaling ito. Ang ilan sa kanila ay nawasak, at ang natitira ay ipinadala sa mga espesyal na imbakan, na kung saan ay tinatawag na archive. Narito dokumento ay na-proseso, systematized at natukoy nang maaga sa storage nakalaan para sa kuwartong ito. Ang hakbang na ito ay itinuturing na ang huling sa ang mga papeles. Ang lahat ng mga pakete sa shelf buhay, at dapat hiwalay ilista ng mga dokumento para sa pansamantalang at permanenteng imbakan, pati na rin ang mga kaso sa staff. Ang bawat enterprise (organisasyon) sa dulo ng taon ay nangongolekta opisyal na dokumento para sa paglipat sa archive. Ang mga isyu ay karaniwang nakatuon archivists. Kung, gayunpaman, ang mga tauhan ng kumpanya ay hindi magkaroon ng tulad ng isang yunit, ang trabaho ay tapos na sa pamamagitan ng HR espesyalista sa ilalim ng patnubay ng archive empleyado. Binubuo ng mga ito ang imbentaryo ng mga mahalagang papel inilipat sa pamamagitan ng mga indibidwal na mga kagawaran, sa batayan ng kung saan ay nabuo sa pamamagitan ng isang listahan ng buod ng mga dokumento sa kabuuan ng enterprise.

Isang set ng mga dokumento sa trabaho

Kung minsan ang isang partikular na mamamayan isyu o organisasyon ay dapat mag-sumite ng hindi isa ngunit ang ilang mga opisyal na dokumento. Dalhin, halimbawa, ang isang sitwasyon kung saan para sa pagtatayo ng isang kompetisyon sa pagitan ng mga partido sa kanan upang pumasok sa kontrata. Bawat aplikante ay kailangang magbigay ng Commission sa mga dokumento ng iba't-ibang mga uri, alok, na nagpapahintulot sa ang papel upang magsagawa ng mga gawain konstruksiyon, bumubuo at iba pang mga dokumento. Ang lahat ng ito ay pagpunta sa isang solong pakete at tinutukoy ang mga miyembro ng komite. Sa loob nito ay may upang maging isang imbentaryo ng mga dokumento, na naglilista ng lahat ng bagay na itinuro sa ngalan ng isang partikular na organisasyon. Ang ganitong uri ng listahan o magparehistro. Ang ganitong papel ay karaniwang binubuo ng isang tiyak na pattern. Ang lahat ng napaka-simple. Sa tuktok ng sheet sa gitna ay nakasulat ang pangalan ng "listahan ng mga dokumento". Lang sa ibaba ay nagpapaliwanag kung saan at sa pamamagitan ng kung ano ang samahan nila ibinigay. Pagkatapos ay mayroong isang talahanayan na binubuo ng apat na mga haligi:

1. ang pagkakasunod-sunod na numero.
2. Pangalanan ng dokumento.
3. Pahina sa dokumento at s__ po__.
4. Bilang ng mga pahina sa dokumento

Ito ay nagtatapos sa isang talahanayan ng buod ng linya, na nagpapahiwatig ang kabuuang bilang ng mga pahina sa nakukuha set. Ito ang humahadlang sa mga posibleng pagkawala o pagpapalit ng mga mahalagang papel na ibinigay para sa pagsasaalang-alang.

Ang pagsasagawa ng Ministro

Sa pamamagitan ng tamang record pagpapanatiling lahat ng mga dokumento sa kumpanya sa katapusan ng taon at na-proseso ay ipinapangkat sa aksyon. Components manufactured alinsunod sa mga naaprubahan nomenclature, pati na rin ang pangkalahatang tinatanggap na mga panuntunan:

1. Mga dokumento ay nakabuo ng estudyante sa iisang schoolyear kalendaryo. Bilang isang exception sa kaso ng mga opisyal na papeles rolling likas na katangian ay maaaring pinagsama sa isang kaso serbisyo ng dokumentasyon para sa ilang mga taon.
2. Paglalagay ng mga mahalagang papel ay ginawa mula sa itaas pababa.
3. Lahat ng mga sheet ay kinakailangang may bilang. Ito ay upang matiyak ang integridad ng data sa panahon ng imbakan. Numbering dapat gawin sa lapis sa kanang itaas na sulok.
4. Kung kinakailangan, ito ay bumubuo ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento pinirmahan ng dalubhasa, kung saan ito ay.
5. Paper sewn.
6. Iginuhit sheet-saksi.
7. Para sa bawat kaso ng pabalat ay gawa sa karaniwang pattern. dapat itong maglaman ang buong pangalan ng kumpanya at isang partikular na unit. Susunod ay isang espesyal na digital code na naaayon sa mga katawagan. Pagkatapos na ipahiwatig ang petsa at pagtatapos ng ang institusyon ng ang kaso. At sa ibaba na may label shelf buhay.

mailing

Kapag nagpapadala ng ilang mga parcels, pakete o mahalagang mga titik na may mga nilalaman na ipinadala sa mga dokumento imbentaryo. Bumuo ng ito ay dadalhin sa anumang post office. Ito ay tumatakbo sa ilalim ng form number 107 at ito ay isang uri ng dokumento, na naglalaman ng detalyadong impormasyon sa mga numero at nilalaman na may halaga. Ang isyu presyo ng nagpadala mismo nagpasya. Kung hahanapin siya na ang isang dokumento ay ng maliit na halaga, ang kaukulang haligi ng form maglagay ng gitling. Imbentaryo naka-embed sa isang envelope o package nang direkta sa post office. Worker department sumusuri ang kawastuhan ng pagpaparehistro at panatag na form ng isang tatak na mahigpit. Imbentaryo ilagay sa duplicate. Ang isa na ipinadala kasama ang mga dokumento at iba pang mga kinakailangang mga pananatili sa may-ari ng parcels. Ito ay ginagawa upang matiyak na sa kaganapan ng isang sitwasyon kontrahan ay magagawang upang kumpirmahin ang bawat yunit ng puhunan. Pagkatapos nito, ang sobre (parcel o kapirasong lupa) ang natatatakan, at ipinadala sa destinasyon.