Electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon: kung paano ito gumagana?

Pamamahala Electronic dokumento (EDM) - isang mabilis na paraan upang ibahagi ang impormasyon batay sa ang paggamit ng mga electronic na mga dokumento na may virtual lagda. Siya ay matagal na since na kinikilala sa binuo bansa ng mundo bilang isang epektibong kasangkapan para sa mga pagpapatakbo ng negosyo.

puso

Electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon - isang hanay ng mga proseso para sa paglikha, pagproseso, pangangasiwa, paglilipat, acquisition, pagpapanatili, paggamit at pagkasira ng mga dokumento. Ang lahat ng mga proseso ay natupad matapos ang pagsuri sa integridad at kumpirmasyon ng pagtanggap ng mga dokumento.

Panuntunan ng dokumento sirkulasyon sa pagitan ng mga legal na entity ay isinasagawa sa pamamagitan ng kasunduan ng mga partido. Ang palitan ng impormasyon ay isinasagawa sa pamamagitan ng mga pasilidad ng telekomunikasyon, at mga dokumento na naka-imbak sa electronic media. Shelf buhay ng mga impormasyon accounting ay hindi dapat lumampas na kung saan ay itinakda sa ang pambatasan antas.

Mga organisasyon ay maaaring makipag-komunikasyon sa bawat isa pormal at impormal na mga dokumento na may lagda ng mga kalahok. Sa sektor ng negosyo na ito ay maaaring isama ang: mga invoice, mga kasunduan, mga invoice, mga kontrata, mga kasunduan, mga order, mga paunawa, mga kapangyarihan ng abogado, at iba pa Impormasyon ay maaaring transmitted sa anyo ng teksto, hugis ng mga talaan at graphic file.

Ang layunin ng pagpapakilala ng EDI

Ang isang paunang kinakailangan para sa pagpapakilala ng EDI ay maaaring maging:

• pagbabawas ng mga gawain sa trabaho;
• pagbabawas ng pagkawala ng mga dokumento;
• "Transparent" trabaho sa mga dokumento;
• taasan ang pagganap ng disiplina - pagbubunyag ng mga dokumento sa loob ng isang tinukoy na oras, atbp ...

Kabilang sa mga nabibilang na mga target ay maaaring makilala bilang mga sumusunod:

• Pagbawas ng oras upang maproseso ang mga dokumento 10 beses.
• Pagbabawas ng mga gastos sa opisina sa kalahati.

Electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon: kung paano ito gumagana

Alinsunod sa domestic batas, electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon ay isinasagawa sa pagsang-ayon ng magkabilang panig. Para sa data exchange, ito ay kinakailangan na ang lahat ng kalahok ay konektado sa mga kagamitan ng operator. Susunod, gumagamit ang mga pangangailangan upang magpadala ng isang kahilingan upang idagdag sa listahan ng mga counterparties. Pagkatapos confirmation sistema kalahok ay maaaring makipag-usap.

EDI module ay magkakaroon upang isagawa ang mga sumusunod na function:

• Mag-imbita ng counterparties upang makipagpalitan ng data.
• Bumuo ng isang address book.
• Pagsasama sa accounting software tulad ng 1C.
• Mag-sign at i-encrypt na dokumento.
• Istraktura uusap.
• Subaybayan ang katayuan ng mga titik.

Electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon natupad gamit certificate. Pagkonekta sa isang server at authentication ay ginanap sa pamamagitan ng isang personal digital na sertipiko. Electronic signature ay ibinigay sa bawat gumagamit ng system, naka-imbak sa electronic media protektado at Token PIN code. Ang user ay dapat ipasok ang kanilang mga pag-login password sa personal office. Tanging pagkatapos na ito ay makakuha ng access sa kanilang mga dokumento.

Magpasimula ng proseso ng exchange Maaari anumang mga miyembro ng organisasyon, konektado sa sistema. Bago ka magpadala ng isang dokumento sa isa pang partido, dapat itong naka-sign na may electronic signature. Ang operasyon na ito ay ginanap sa pamamagitan ng "Crypto" program. Ang dokumento ay ipinadala sa pamamagitan ng EDI. contractor empleyado na natatanggap ng abiso ng isang bagong dokumento. Kung tinanggap niya ito, siya rin ay naglalagay EDS. Kung nais mong gumawa ng mga pagbabago sa dokumento, ito ay lumilikha ng kanyang bagong electronic na bersyon. Sa pagtatapos ng pag-edit ng gusto mong i-save ang anumang mga pagbabago gamit ang electronic signature. Ang dokumento ay pagkatapos ay ipinadala sa mga pagbabago sa counterparty. Kung ang kailangan upang gumawa ng mga electronic matching impormasyon.

Kung nais mong muling gumawa ng mga pagbabago, at pagkatapos ay ang buong pamamaraan ay paulit-ulit na muli. Kung claims sa bagong bersyon ay hindi kasalukuyan, ang dokumento ay iginagalang. Ang huling sample ay itinuturing na naka-sign sa pamamagitan ng dalawang electronic signature. bersyon Ce dokumento na naka-imbak sa server at magagamit para sa pagtingin. Sa sandaling ang sample ay ibinigay ang katayuan ng kasalukuyang, na amyendahan ang dokumento ay hindi gagana. Nadidismaya kontrata bibigyan ng katayuan "Kinansela". Narito kung paano upang gumawa ng mga elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon.

kagamitan

Kung ano ang kinakailangan para sa mga electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon? Una, kailangan mong pumili ng isang service provider at mag-install ng espesyal na software upang makipagpalitan ng impormasyon. Pangalawa, sa bawat counterparty na kung saan ang organisasyon nagnanais na magsagawa ng mga e-mail, kailangan mong mag-sign ang "Kasunduan sa palitan ng mga electronic na dokumento."

Ito rin ay kinakailangan upang magtatag ng EDI server na kung saan upang mag-imbak ang lahat ng mga dokumento. Maaari itong maging kasing customer kagamitan, at "ulap" na imbakan. Access sa data mula sa labas ng sistema sa pamamagitan ng aplikasyon, na kung saan ay naka-install sa mga kagamitan ng organisasyon. Computer pakikipag-ugnayan sa server ay tapos na sa paglipas ng HTTP na may opsyonal na SSL encryption 128. Access sa mga dokumento ay isinasagawa lamang sa pamamagitan ng interface ng application at pagkatapos ng pagpasa sa pagpapatotoo.

EDC proyekto

proseso automation project ay maaaring tumagal mula sa ilang buwan hanggang ilang taon. Kataga direkta ay depende sa bilang ng mga proseso na kailangan automation, yaman at pinansiyal na kapasidad ng organisasyon. BRIEF circuit pagpapatupad ng EDC ang mga sumusunod:

• Paglikha ng isang gumaganang group.
• Pormasyon ng mga layunin, deadlines at badyet.
• Ang pag-aaral ng mga umiiral na mga proseso.
• Bumuo ng isang trabaho.
• Vyrob EDI system.
• Ang pag-sign ng kasunduan sa pagpapatupad ng SED.
• Pag-ampon ng mga regulasyon.
• Pagpuno ng mga direktoryo system.
• kawani ng pagsasanay.
• Dala ang paunang pagsusulit.
• Ang publication sa pagpapatupad ng SED-sunod.
• Ang karagdagang pag-unlad ng software at trabaho mga patakaran.
• Ang paglulunsad ng pilot proyekto.
• Full-scale paglipat sa EDI.

error EDI pagpapatupad

Sa proseso ng automation ng mga dokumento ay dapat na ibinigay ng espesyal na pansin sa ang proseso kung saan ang batas ay nangangailangan ng pagkakaroon ng isang papel carrier. Duplicate papel mga dokumento sa elektronikong paraan ay imposible. Ito makabuluhang slows down ang proseso ng trabaho at maging sanhi ng isang negatibong saloobin patungo sa automation sa buong proseso. Para sa pagpapatupad ng isang dual work walang sinuman ang nagbabayad.

Sa proseso ng pagpapatupad ng bagong regulasyon ay dapat na binuo upang gumana sa mga dokumento, tren kawani, at lamang pagkatapos ay umaakit sa ganap na pagpapatupad. Ito ay maaaring nakakamit lamang kung magbigay-kahulugan sa mga empleyado ng mga benepisyo ng paggamit ng mga bagong teknolohiya.

Ang isa pang tanyag na pagkakamali - mahinang pag-aaral sa SED mga kinakailangan. Kung ang mga gumagamit ay may upang gumana sa isang hindi naka-configure ang sistema, pagkatapos ay ang proseso EDI ay naiiba mula sa na pinagtibay sa samahan.

Electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon: ang kalamangan at kahinaan

kalamangan:

• Pagbawas i-forward ang mga orihinal na dokumento sa pamamagitan ng mail gastos.
• I-save ang space para sa imbakan ng mga dokumento. ang lahat ng ito ay naka-imbak sa electronic form.
• Madaling gamitin. Ang pagpapadala ng mga dokumento ay ginanap mula sa iisang lokasyon. Ang isang mabilis na paghahanap ng isang dokumento natupad sa pamamagitan ng katayuan (ipinadala, natanggap at tinanggap sa pamamagitan ng r. D.).
• Instant paghahatid. Ang lahat ng impormasyon ay makakakuha ng ipinadala sa mga tatanggap sa loob ng ilang segundo.
• Ang dokumento ay hindi maaaring mawala hanggang sa pag-expire ng kanyang imbakan sa sistema.

disadvantages:

• Upang gamitin ang produkto ay dapat kang bumili ng isang lisensya na nagkakahalaga ng pera.
• Makipagkomunika madalas na lamang sa pagitan ng mga kalahok ng mga katulad na sistema.
• Electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon sa 1C o paggamit ng anumang iba pang software ay naiiba mula sa nakaraang ginamit scheme. Gamit ang pagpapakilala ng mga bagong algorithm, ang lahat ng mga empleyado ay may mga katanungan tungkol sa pag-uugali ng negosyo.
• Teknikal na mga kagamitan. Bago ang pagpapakilala ng EDI organisasyon ng mga pangangailangan upang bumili ng kagamitan at upang ihanda ang mga tauhan upang pamahalaan ang mga bagong sistema.
• EDM ay ginanap gamit ang electronic signature, sa bisa ng na kung saan ay 1 taon. Ito ay kinakailangan upang masubaybayan at agad na i-update ang mga certificate. Ito rin ay kinakailangan upang kontrolin ang mga pagkilos ng mga kontratista sertipiko, upang maiwasan ang mga problema sa buwis.

legal na regulasyon

Ano ang normatibo kilos regulated elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon? Russian batas ay kinabibilangan ng mga Pederal na Batas №63 «Sa electronic signature", ang mga patakaran ng mga dokumento sa Federal Tax Service ay nakarehistro sa pagkakasunud-sunod ng Ministry of Finance number MMV-7-2 / 168. Organisasyon Ang EDI pagitan ng mga order sa batayan ng Pananalapi № 50n. Mga Tuntunin sa pangunahing accounting mga dokumento interchange sa electronic format inireseta sa bilang Federal Tax Serbisyo Order MMV-7-6 / 36 @. Ang lahat ng mga operator sa mga aktibidad EDM proseso ay dapat na guided sa pamamagitan ng ang Order ng Federal Tax Serbisyo № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Electronic dokumento sa pagitan ng mga organisasyon "VLSI" nagbibigay sa mga customer ang mga sumusunod na kalamangan:

• Maaaring magpadala ng mga dokumento sa anumang samahan na nakarehistro sa teritoryo ng Russian Federation. Kung ang counterparty ay hindi isang partido sa "VLSI" system, ang mga empleyado lamang makipag-ugnayan sa isang kinatawan ng organisasyon at pagdaka'y ipadadala niya sa e-mail na imbitasyon upang lumahok sa sistema. Agad-agad matapos ang kumpirmasyon ng palitan ng impormasyon sa pagitan ng mga kalahok ay isinasagawa nang walang tagapamagitan.
• I-install ang software sa isang computer ay hindi kinakailangan. Sapat na upang magkaroon ng isang kasalukuyang bersyon ng iyong browser at Internet access.
• Upang magtrabaho kasama ang data ay hindi kailangan ng isang espesyal na programa. Kung ang ulat ay orihinal na inihanda sa mga third-party na software, tulad ng 1C, ito ay posible na i-configure ang pagsasama sa "VLSI" system.
• Ang karaniwang anyo ng ang dokumento ay hindi nakatakda. Maaari kang magpadala ng teksto, spreadsheet file, mga imahe at iba pa. D.

SKB "Kontur"

Ang isa sa mga unang mga developer software sa Russia ay din ay nakikibahagi sa ang supply ng kagamitan, sa pamamagitan ng kung saan ang mga elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon. "Contour" DiaDoc nakabuo ng isang sistema kung saan ang palitan ng electronic dokumento. Ang isang tampok ng ang sistema ay na-access sa data ay maaaring makuha habang nasa ibang bansa. Para sa layuning ito ang kumpanya ay bumuo ng sa tariffs roaming. Kung ninanais, mono access ng data sa pamamagitan ng API.

Ano ang kailangan mo?

Upang ikonekta ang EDI, mga kumpanya na kailangan upang bumili ng:

• lisensiyadong software;
• server;
• i-upgrade ang kagamitan;
• kawani ng tren;
• i-customize at isama ECM para sa paggamit sa panloob na application.

Ang ganitong mga pamumuhunan na kailangan upang ipatupad upang ikonekta ang mga electronic na dokumento sa pagitan ng mga organisasyon? Ang pagsasama sa mga gastos ng pagkonsulta sa teknikal na suporta, at mga update ng software SED - ang pangalawang yugto ng investment. Ang mga gastos na kailangang magbayad ng buwanang.

konklusyon

Upang palitan ang papel-based na e-mail na dumating. Ito ay hindi lamang binabawasan ang gastos ng organisasyon upang magsagawa ng proseso, ngunit din pinatataas ang kahusayan ng negosyo bilang isang buo. Upang EDI matagumpay na gumagana, kailangan mong malinaw na bumalangkas ng mga layunin at pagpapatupad ng mga system upang ayusin ang mga kagamitan ng tama.