Pag-aarmonya at standardisasyon ng mga dokumento. Pag-unlad ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento

Pang-agham at teknolohikal na pag-unlad at ang paglitaw ng maraming mga paraan ng pagmamay-ari na humantong sa ang pagpapalawak ng trade-ekonomiya at socio-cultural relasyon. Nang masakit intensified proseso sa lipunan apektado paglaganap volume ng impormasyon na daloy na kinakailangan para sa tamang operasyon ng mga yunit ng pamamahala.

Ano ang pag-iisa ng mga dokumento

Anuman ang saklaw at field: kung ang pampublikong aktibidad o industriya, edukasyon o pangangalaga ng kalusugan - hand-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay unti-unting mawala sa background. Dahil sa simula ng huling siglo sa pamamagitan ng pagproseso ng data codify mga ito ay unti-unting lumipas mula sa kamay sa mekanisado paraan, at karagdagang - upang awtomatiko.

Sa gayon lumipas rationalization Documentation. Ang konsepto ng "pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento" ay conceived sa yugtong ito. Gayunman, sa lahat ng yugto ng workflow at pagpapabuti ng data doon ay isa at ang parehong problema. Dalhin i-automate ang kaguluhan imposible, tulad ng proseso na ito ay dapat na maunahan ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento sa pangkalahatan. Sa ibang salita, lamang sa pamamagitan ng pag-aayos ng mga papel, maaari kang magsimula sa kanilang processing at gamitin.

Layunin at mga layunin ng pag-iisa

Ang mga pangunahing aspeto sa pag-optimize ng opisyal na administrative, pang-ekonomiya at anumang iba pang mga aktibidad ay ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento. Sa madaling sabi ipaliwanag kung paano konseptong ito ay maaaring dalhin ang mga dokumento sa isang generic na template, pare-parehong system. Ang prosesong ito ay may isang malaking epekto sa ang agarang paghahanda ng anumang babasahin. Mga Prinsipyo ng standardisasyon at pagkakapare-pareho ng mga dokumento ay ang mga sumusunod:

1. United pagta-type forms.
2. Pagse-set pare-parehong mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng data, na nagreresulta sa ang parehong uri ng paggawa ng desisyon.
3. Ang isang makabuluhang pagbaba sa gastos sa iba't ibang mga likas na katangian ng paghahanda at palamuti materyales.
4. Mga katugmang set ng uniporme database, hindi alintana ng industriya at aktibidad.

Pag-andar pinag workflow

Dapat itong nauunawaan na ang anumang mga gawain upang idirekta at kontrolin ang isang organisasyon, kompanya, bansa, pagkatapos ng lahat, ay isang sistema kung saan ang bawat elemento ay nagiging isa o ang iba pang mga function. Kasama ng mga ito ay mga pangkalahatang (o tipikal) - ang mga na likas na taglay ng mga gawain ng anumang institusyon: ng organisasyon, administrative, executive function ng pagpaplano, accounting, etc. Samantala, ang mga gawain ng mga indibidwal na mga organisasyon ay likas na taglay ng mga espesyal na pag-andar. Halimbawa, mga layunin at mga target, batay sa pagpapatupad ng pang-edukasyon mga gawain ay tipikal na para lamang sa mga paksa ng globo na ito.

Ano ang sistema ng mga dokumento

Unification at standardisasyon dokumento management system ay isang materyal na binuo sa batayan ng kanilang kaugnayan sa pamamagitan ng:

• itinampok na mga pangyayari;
• destination;
• industriya;
• i-type;
• mga kinakailangan para sa compilation.

Ano ang mga dokumento sa isang pinag-isang sistema ng

System na dokumentasyon ay maaaring obschefunktsionalnoy at industriya. Sa pagsasaalang-alang sa unang uri, narito katanungan na matagpuan. Sa pamamagitan ng industriya ng mga sistema ng isama ang dokumento na sumasalamin sa ang mga pagtutukoy ng enterprise o organisasyon. Halimbawa, ang standardisasyon at pag-aarmonya ng customs dokumento ay naglalaman ng mga materyal na umayos sa check estado border at tumatawid nailipat na pamamaraan, na-import na mga kalakal.

Bilang malayo bilang mga materyales ay interconnected at kung paano ang kaugnayan sa pagitan ng mga dokumento ng dalawang sistema - ang functional at industriya ay nakasalalay sa maraming mga kadahilanan. Sa partikular, ang kanilang mga halaga ay paunang natukoy na sa pamamagitan ng likas na katangian ng ang mga gawain ng isang organisasyon. Sa karagdagan, ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumentong administratibo ay hindi laging nagpapahiwatig sa paglikha ng mga probisyon sa pangsamahang, executive o administrative na gawain. Samantala, organisasyon at administratibo mga babasahin plan, na naglalaman ng basic control point, pamamahala, pagtutulungan at kontrolin ang mga gawain ng katawan ng estado, negosyo, mga kagawaran at mga opisyal na batay sa industriya at functional na mga istraktura.

Ang pangunahing yugto ng pag-iisa at standardisasyon

Problema ng standardisasyon at pag-aarmonya ng kalakalan mga dokumento ay madalas na lumabas dahil dahil sa mga pagkaantala sa paglaan ng mga bloke ng organisasyon at administratibo dokumentasyon na para sa mga naturang sistema ay legal na tulong. Pagsasagawa ng napapanahong pag-aarmonya ng mga komersyal na pamamahala ng enterprise dokumento ay nagsasangkot:

1. Sa loob ng balangkas ng pare-parehong paraan ng documentary pagpunta upang magtatag ang naaangkop na mga katawagan.
2. Pangkalahatang modelo ng building na dokumentasyon ng sistema ay batay sa mga form, na kinunan bilang isang modelo.
3. Espesyal na pansin ay babayaran sa sintaktik mga panuntunan ng konstruksiyon babasahin.

Bago ito unification at standardisasyon ng source dokumento ay ginanap sa lahat ng mga kinakailangan para sa mga materyales sa lahat ng mga yugto ng paglikha, pagpuno, pagproseso at pag-save. Isinasaalang-alang namin at psychophysiological kakayahan ng tao at mga parameter ng machine at teknikal na kagamitan.

Mga Tampok ng paglikha ng mga pamantayan

Ito ay nagkakahalaga ng noting na ang mga resulta ng proseso ng pag-iisa ay upang dalhin ang pinaka-madalas na ginagamit na mga template para sa mga karaniwang mga legal na form. Pamantayan na binuo para sa mga serbisyo, mga produkto at trabaho ay may isang paliwanag sa pederal pambatasan antas. Ang konsepto ng "pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento" sa kasong ito ay natutukoy sa pamamagitan ng mga gawain ng estado sa pagkapirmi ng mga kaugalian at mga pagtutukoy para paulit-ulit na paggamit sa isang kusang-loob na batayan.

Ang gawain ng paglikha ng mga pamantayan ay sunod sa globo ng produksyon at dagdagan ang competitive kalidad ng mga produkto, serbisyo o mga gawa. Standardisasyon at pag-aarmonya ng kalakalan mga dokumento rin ay naglalayong upang makamit ang impormasyon at mga teknikal na compatibility.

Ang problema na kaugnay sa ang pag-iisa ng mga banyagang kalakalan papeles

Higit pa rito, ang terminong "karaniwang" ay hindi lamang ang ibig sabihin ng normative na nilalaman dokumento. Ang batas ay malinaw na nakasaad na mekanismo ng kusang-loob na non-pumipilit na paggamit. pamantayan ng estado ay pinalitan medyo mabilis national. Matapos ang pagpapakilala ng mga pangunahing pagbabago ay nananatiling lamang ang problema ng standardisasyon at pag-aarmonya ng kalakalan mga dokumento.

Partikular na acute, at sa araw na ito ay ang tanong ng mga pamantayan ng estado na namamahala sa proseso ng paghahanda ng mga babasahin para sa mga nai-export na mga produkto. Ayon sa pinag-isang sistema, pinagtibay ng Federal Batas "On teknikal na regulasyon" na may petsang 2003/07/01, ang mga probisyon ng kung saan ay naroroon sa loob nito, ay hindi ganap na sumunod sa mga kinakailangan ng ulirang mga babasahin, gayunpaman, patuloy na gagamitin en masse ngayon.

Ang papel na ginagampanan ng Committee ng Estado para sa standardisasyon sa proseso ng pag-iisa at standardisasyon

Pag-aarmonya at standardisasyon ng mga dokumento - sa landas ng Russian Estado Standard. Anumang all-Russian classifiers ng mga teknikal, pang-ekonomiya, panlipunan mamana legal na puwersa kaagad pagkatapos ng estado registration. Kontrol sa pagpapatupad ng lahat ng mga kinakailangan na kasama sa mga indibidwal na kilos, nagdadala Russian State Standard at iba pang mga katawan pinahintulutan ng Estado sa loob ng itinalagang nasasakupan.

Ang pangunahing direksyon ng pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay upang magtatag ng pare-parehong mga halimbawa, mga template, mga form. Ito ay maaaring ang mga pamantayan na kinakailangan sa paghahanda ng mga dokumento para sa mga pamantayan para sa tiyak na mga uri ng mga kalakal at pinag-isang sistema ng mga babasahin. Ang huli ay isang materyal na sistema nilikha sa pamamagitan ng isang solong hanay patakaran at mga kinakailangan. Pinag-isang sistema ng mga babasahin ay naglalaman ng, bilang isang patakaran, ang impormasyon na kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga function ng pamamahala sa isang partikular na baluwarte.

Pangunahing pinag-isang at Standardized sistema sa Russia

Sa ngayon, kabilang sa mga pinag-isang sistema ng stand out:

• istraktura na may kaugnayan sa dokumentasyon ng organisasyon at administratibo na karakter;
• sistema ng pagkontrol ng dokumento sa isang institusyong pagbabangko;
• pag-aarmonya at standardisasyon ng mga dokumento accounting at mga libro ng mga account at pinansiyal na mga talaan ng mga pampublikong sektor institusyon;
• globo statistical mga dokumento;
• dokumentasyon ng sistema na namamahala sa mga usapin ng paggawa;
• ulirang mga dokumento para sa mga banyagang kalakalan.

Alinsunod dito, ang bawat isa sa mga sistema ng sa itaas na tinustusan ng estado standard nito, na tumutubo sa central kagawaran ng pamahalaan sa mga kapwa may-ordinate sa pagpapatakbo ng isang partikular na larangan ng aktibidad. Halimbawa, ang Ministry of Finance sa Russia ay may pananagutan para sa paglikha ng mga form para sa accounting at banking mga dokumento. Kaugnay nito, Rosarchiv kilalanin ang mga pattern ng organisasyon at administratibo babasahin. Ang mga parehong mga awtoridad sabihin detalye ng mga dokumento. Ang kanilang pag-iisa at standardisasyon ay nagsasangkot ang paglikha ng mga form na gagamitin sa isang partikular na industriya.

Mga detalye at mga form ng mga dokumento sa proseso ng standardisasyon

Detalye ng mga dokumento isaalang-alang ito ng isang sapilitan elemento, nang walang kung saan ito ay imposible upang pumasa sa pormalisasyon ng mga pamamaraan, registration na materyal. Para sa mga detalye sumangguni lagda, stamp, stamp, petsa, teksto, at iba pa Naturally, para sa bawat uri ng mga opisyal na dokumento na ginagamit ng isang hiwalay na hanay ng mga detalye. Sa kasong ito, ang bawat isa sa mga sistema ng pag-iisa ay natanto sa pamamagitan ng paglikha ng isang modelo anyo ng mga dokumento para sa isa sa mga sistema. Sa mismong batayan bumuo ng ang pinaka-angkop na mga detalye ng lahat ng mga dokumento na kabilang sa isang partikular na database.

Form, bilang na nabanggit, ang isang template ng form ng dokumento. Tulad ng isang modelo ng pagsulat sa itinatag larangan ng application ay tumatagal sa account ang laki nito, ang mga margin at mag-uusod, lalo na ang paglikha ng structural grid at ang pangunahing mga detalye.

Pag-aarmonya at standardisasyon ng mga dokumento ng organisasyon at administratibong mga lugar nag-aambag sa luwag ng paggamit ng mga form sa mga aktibidad ng anumang institusyon, ahensya, pang-industriya at manufacturing enterprise. Ang mga bisitang regulated ang paggamit ng pag-iisa at standardisasyon ng mga organisasyon at administratibo dokumentasyon, mag-aplay sa:

• regulasyon;
• order at mga tagubilin;
• solusyon;
• protocol;
• gawa;
• titik.

Sulat nakapirming address administrative at pangsamahang hakbang, kabilang ang pamamahala, koordinasyon at pagpapanatili ng:

• pampublikong awtoridad ng mga paksa ng Russian Federation (sa listahan ng mga paksa ay kinabibilangan ng mga autonomous na mga rehiyon at republics, ang batas kung saan, kasama ang mga Ruso pambansang wika na naka-install higit sa lahat);
• mga kumpanya at asosasyon, anuman ang kanilang anyo ng pagmamay-ari at organisasyon-legal na aktibidad.

GOST nagtatatag hindi lamang ang mga bahagi ng ang mga detalye, ngunit ang mga kinakailangan para sa kanilang mga disenyo at paggawa, pagtupad, paggamit at konserbasyon ng mga form kasalukuyan na may sagisag ng Russian Federation at ang Estado coat of arms ng mga paksa. Ang paglalapat ng GOST ay isang eskematiko na representasyon ng mga detalye.